Planejamento financeiro do condomínio, este é mais um dos desafios aos quais todos os síndicos devem lidar no seu dia a dia, no entanto, existem soluções para que essa tarefa se torne simples e efetiva. Apresentaremos os principais desafios e em seguida as melhores formas de ter um excelente planejamento construído e quais seus impactos positivos para todo o condomínio.
Se planejar financeiramente é um desafio pessoal para a maioria das pessoas, e para o síndico pode não ser diferente. De toda forma criar um planejamento financeiro é uma das melhores decisões que um síndico pode ter em sua gestão. Mas para isso, é importante tomar medidas cruciais que irão reduzir e evitar erros e suas consequências.
Planejamento Financeiro passo a passo
Análise da situação financeira atual
Quando falamos de planejamento financeiro para o condomínio, o primeiro passo é realizar um diagnóstico completo da situação atual de todas os custos, gastos e investimentos do condomínio, é dessa forma que você irá desvendar onde está alocado a maior parte dos recursos financeiros do condomínio.
- Quais os custos fixos?
- Quais os custos variáveis?
- Qual os gastos mensais?
- Quais investimentos estão sendo pagos?
Aqui é essencial o levantamento de tudo aquilo que é pago pelo recurso do condomínio. Em seguida entender qual montante é direcionado a cada um destes itens.
Adquirindo as informações corretas
É de extrema importância que todos estes custos sejam levantados não somente do mês atual, mais sim do último ano. Um período maior irá te fornecer informações históricas e por isso muito mais precisas sobre o comportamento dos custos: se aumentou, diminuiu ou se permaneceu estável.
Após identificar estes comportamentos é que você conseguirá explorar mais a fundo o que gerou o tal comportamento, por exemplo: A despesa com água do condomínio teve um aumento de 78% ao longo dos últimos 12 meses.
- Agora é hora de você responder perguntas como:
- Qual foi o aumento padrão da distribuidora?
- Qual foi o aumento no consumo?
- Foi um aumento progressivo ou houve um pico?
- Se foi um pico, quando ocorreu?
A partir daí, é que será possível fazer uma análise detalhada de toda a situação financeira e posteriormente definir as prioridades para que o condomínio alcance a saúde financeira aumentando a qualidade de vida e bem estar de todos condôminos.
Este processo que explicamos acima, é a racionalização das despesas e o grande segredo para uma administração financeira efetiva mas existem algumas falhas básicas que podem comprometer o planejamento financeiro dos condomínios, colocando em risco o valor do patrimônio que é de todos e ainda gerando dívidas condominiais, o que tem sérias consequências.
Quais as principais falhas você pode explorar abaixo:
Inadimplência dos condôminos
A primeira delas é desconsiderar a tendência da inadimplência. Altos índices de inadimplência, acima de 4%, comprometem o fluxo de caixa do condomínio. Se o problema não for identificado e rapidamente solucionado, o condomínio terá dificuldades para pagar suas contas e poderá ter de usar recursos do fundo de reserva.
Isso é ruim porque significa retirar dinheiro que é provisionado para obras de reforma, modernização e melhorias do condomínio. A manutenção e a atualização ficam comprometidas, com consequente desvalorização dos apartamentos.
Oneração da cota condominial
Um erro que pode custar caro ao condomínio é onerar o valor da cota paga pelos moradores, este, jamais deveria ser cometido pois sinaliza uma má gestão financeira dos recursos financeiros condominiais. Basicamente isto é não fazer uma poupança para manutenções preventivas, ou seja, as despesas do condomínio devem ser inferiores a receita gerada pelo pagamento mensal dos moradores, dessa forma com o recurso financeiro excedente é possível criar um fundo de reserva.
A correção de problemas emergenciais custa cerca de cinco vezes mais do que ter um plano integrado de manutenção. O condomínio deve provisionar despesas de manutenção preventiva, como por exemplo: piscinas, elevadores, brinquedoteca, quadra e iluminação, entre outros. Essa previsão deve ser sempre levada em conta e além disso, o ideal é que ainda exista algum montante excedente para qualquer eventualidade que possa ocorrer ao condomínio.
Folha de Pagamento
A folha de pagamento representa cerca de 50% das despesas totais de um condomínio. Qualquer impacto nesta área tem consequências no orçamento. Portanto, é uma falha não considerar o aumento salarial e o décimo terceiro dos funcionários.
Condomínios que não fazem a provisão desses pagamentos sofrem com aumentos na taxa, o que pode contribuir para o aumento da inadimplência no último trimestre, com riscos ao fluxo de caixa. Em setembro acontece o dissídio dos trabalhadores de condomínios. Em novembro e dezembro eles recebem o décimo-terceiro salário e o pagamento de encargos sobre essa despesa.
Antecipações de receita
Outra falha é considerar antecipações como receita do mês. Os condomínios que consideram o recurso de cotas pagas previamente, antes do mês de vencimento, acabam distorcendo a provisão de arrecadação, gerando a sensação de que há excesso de recursos, e podem comprometer o fluxo de caixa se o dinheiro for gasto antes.
Alguns moradores pagam o condomínio antecipadamente, fora do mês de vencimento. Isso acontece porque o condômino recebe o boleto com antecedência para estimular o pagamento em dia.
Orçamento do Condomínio
Orçamento é um assunto delicado e muitas vezes deixado para ser tratado somente na assembléia e este é um grande erro. A assembleia ordinária acontece apenas uma vez por ano. Abordar a questão orçamentária apenas nessa oportunidade é um erro muito grande, pois ela não mobiliza e não gera nenhum engajamento dos condôminos.
O debate sobre o orçamento deve ser detalhado, amplo e contemplar seu planejamento, para que o trabalho do síndico seja percebido e valorizado pelos moradores e juntos tomarem as melhores decisões para o condomínio.
Quanto mais informações compartilhadas, mais os condôminos têm a sensação de gestão participativa e mais integrada fica a administração trazendo todos aqueles interessados para engajar e trazer novas soluções.
Uma forma, é comunicar mensalmente o “balanço” do condomínio, ter de forma simples e objetiva quanto foi arrecadado no total, quanto foram as despesas totais e discriminadas, o quanto foi poupado e investido, além de se tudo está conforme o planejamento ou não, se não, é responsabilidade de todos se envolver para alcançar o plano estabelecido.
Esperamos que tenha ficado claro para você o quanto é importante uma gestão inteligente e clara do seu condomínio. No próximo post iremos ensinar a construir efetivamente um planejamento financeiro e apresentar ferramentas que irão ajudar na gestão do condomínio e dia a dia de todos.
Leia também: O que diz o Código Civil sobre a Inadimplência em Condomínios?
Atenção: Se o seu condomínio enfrenta estes desafios, saiba que uma boa administradora de condomínios deve sempre prestar todo o suporte e instruções necessárias para o condomínio, trabalhando lado a lado e sempre mostrando o melhor caminho para um condomínio saudável em todos os aspectos e para todos residentes.
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