Na semana passada, falamos sobre a importância de guardar os documentos fiscais do seu condomínio, além do período em que eles precisam ser armazenados, o que varia em cada caso. Ainda demos dicas de como o síndico pode categorizar todos esses papéis, seguindo algumas descrições dos próprios arquivos, o que pode auxiliar em casos de consulta por parte dos interessados. Se você ainda não leu, é só clicar nesse link! Hoje, iremos falar sobre um outro tema, que também está relacionado aos documentos gerados pelo seu condomínio: por que entregar os documentos fiscais para a sua administradora?
Antes de mais nada, é preciso entender qual é o papel da administradora no gerenciamento do seu condomínio. A empresa será responsável por lidar com questões burocráticas que envolvem a administração do condomínio, indo desde a gestão financeira do mesmo, até a parte de recursos humanos. Como estamos falando de processos burocráticos, é importante ressaltar que eles sempre geram diversos documentos fiscais que precisam estar disponíveis por parte da administração e é aí que entra a empresa contratada para ajudar nesse processo.
A administradora do seu condomínio tem um papel importante no gerenciamento desses documentos. Ela será a responsável por fazer o arquivamento dos papéis e tornar mais fácil o acesso por parte do síndico e dos condôminos. É preciso, então, que os condomínios tenham ciência dos prazos definidos pela empresa para o fornecimento dos documentos para as consultas, no qual essas visitas normalmente são agendadas previamente, dentro de um tempo hábil para esse preparo.
Geralmente, as administradoras ficam responsáveis por arquivar os documentos contábeis pelo período de um ano. Posteriormente, esses arquivos são enviados para os síndicos, que devem arquivá-los por mais quatro, cumprindo, assim, os cinco anos de arquivamento que são necessários para esses documentos, como dissemos na semana passada. Já os documentos trabalhistas ficarão com a administradora durante todo o tempo do contrato, pois eles são exigidos em fiscalizações.
Estamos falando muito desse papel das administradoras na facilitação da vida do síndico, mas você sabe quais são algumas das outras atividades desempenhadas por essas empresas no gerenciamento dos condomínios? Elas podem estar relacionadas à elaboração das folhas de pagamento dos funcionários, emissão dos boletos de pagamento da taxa condominial, elaboração dos demonstrativos de receita e despesa dos condomínios, gerenciamento do fundo de obras e de reserva. E por falar no fundo de reserva, esse será o tema da nossa próxima conversa, na semana que vem!
Esperamos que você tenha entendido um pouco mais sobre o papel das administradoras no gerenciamento dos documentos fiscais dos condomínios! Elas são peças fundamentais nesse processo e devem ser um canal aberto para que os síndicos e condôminos tenham o suporte necessário.
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