Ainda que o seu condomínio tenha contratado os serviços de uma administradora, é fundamental que o síndico mantenha em ordem todos os documentos associados ao condomínio. Os documentos são provas indiscutíveis de tudo que acontece ou que já aconteceu no âmbito condominial. Sendo assim, é importante mantê-los em um local seguro e fechado, ao qual somente o síndico tenha acesso. O melhor é escolher um local protegido, de preferência um local alto para proteção contra enchentes e longe de fontes de calor ou fogo. É bom lembrar que, em caso de dúvida de qualquer morador, referente aos documentos do condomínio, a mesma pode ser esclarecida pelo síndico.
Mas, afinal, quais são os documentos que eu, síndico, devo guardar? Confira:
- Documentação pessoal dos condôminos e funcionários;
- Comprovantes de pagamento das contas de luz, água, tributos e taxas, serviços de manutenção, etc.;
- Regulamento interno;
- Atas de assembleia;
- Planta do condomínio;
- Orçamentos de serviços;
- Contratos de obras.
- Inscrição do condomínio na Receita Federal (CNPJ);
- Apólice de seguro contra fogo e outras panes;
- Relatórios de Inspeção anual (RIA) emitido pelas empresas que fazem a conservação de equipamentos como elevadores;
- AVCB – Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros, que são emitidos periodicamente;
- Certificados de limpeza de caixas d’água e de dedetização, que devem ser feitos a cada seis meses;
- Notas Fiscais de serviços e aquisição de materiais.
Vale ressaltar que muitos desses documentos possuem prazo de guarda vigente por alguns anos ou, até mesmo, permanente. Pela Lei Trabalhista, os funcionários que, porventura, forem demitidos, têm até dois anos para entrar com um processo trabalhista contra o condomínio e sua reclamação é válida pelos últimos cinco anos. Portanto, é aconselhável guardar esses documentos por esse tempo(em todo caso, consulte o advogado do condomínio). Já os documentos fiscais, como FGTS e INSS, devem ser preservados por 30 anos (ou conforme a orientação do seu contabilista).
Uma boa dica para facilitar a organização desses documentos é separá-los por categorias. A lista que montamos acima pode servir de exemplo para essa dica. Além de ter os documentos impressos em mãos, realize a digitalização dos mesmos. Essa é uma prática comum a muitas empresas e, no caso dos condomínios, é a garantia da segurança de todo e qualquer arquivo relacionado à gestão. A técnica permite que os documentos sejam salvos em formato digital, evitando danos e perdas. Além disso, automaticamente cria-se um backup de toda a documentação.
Mais uma vez, vale ressaltar que a responsabilidade da organização, guarda e manutenção de toda documentação do condomínio é de responsabilidade exclusiva do síndico. Caso a gestão dele chegue ao fim, ela deve ser repassada em ordem para seu sucessor.
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Atenção: Se o seu condomínio enfrenta desafios, saiba que uma boa administradora de condomínios deve sempre prestar todo o suporte e instruções necessárias para o condomínio, trabalhando lado a lado e apresentando os melhores caminhos para um condomínio saudável em todos os aspectos e para todos os residentes.
