Administrar um condomínio exige extrema atenção e cuidado com detalhes minuciosos, como prestação de contas, reparações, investimentos e trazer as soluções necessárias para diferentes situações.
Com o intuito de garantir um bom desempenho na sua administração, separamos 4 erros comuns encontrados na prestação de contas em condomínios que não possuem uma assessoria. Leia com atenção e tente identificar quais destes serviços ainda não fazem parte da sua gestão.
Vamos lá?
4 ERROS NA PRESTAÇÃO DE CONTAS EM CONDOMÍNIOS
1. NÃO TOMAR ANOTAÇÕES NO CONSELHO
Reuniões, geralmente, são realizadas com o objetivo de apontar problemas e trazer soluções. Por isso, é de suma importância anotar cada ponto levantado e, após isso, apresentar aos condôminos, seja por e-mail ou uma ferramenta de gestão utilizada pelo grupo.
Quando não tomamos notas sobre assuntos pautados, corremos o sério risco de perder informações pelo percurso e entrar em conflito com os demais membros da assembleia.
Nossa sugestão: anote, organize e compartilhe com todos.
2. NÃO MANTER REGISTRO DAS TRANSAÇÕES
Transparência deve ser um princípio de todo responsável legal, independente da área!
Registrar toda e qualquer transação realizada para fins de consulta e prestação de contas é obrigação do síndico. E mesmo que seja realizada através de dinheiro físico (notas em espécie), solicite uma nota fiscal ou recibo.
É importante que ao receber, o responsável organize e arquive em lugar seguro.
3. NÃO FAZER UMA RESERVA DE EMERGÊNCIA
Ter um fundo emergencial é vital para possíveis imprevistos, ainda mais quando se trata de um empreendimento, concorda?
Alinhar com os condôminos uma porcentagem mensal para uma reserva pode ser a solução para possíveis acidentes. Feito isso, documente e permita o acesso aos moradores, desta forma, todos estarão cientes do uso do valor destinado.
4. NÃO ESTABELECER ORÇAMENTOS
Outro grande erro do financeiro é não estabelecer orçamentos de gastos do condomínio.
Definir os limites a serem destinados para contas ou investimentos é imprescindível. Esse orçamento precisa ser discutido detalhadamente com o conselho e documentado para que os condôminos possam acessar sempre que necessário.
Conclusão
A prestação de contas ainda é uma das maiores dificuldades encontradas na administração de diferentes negócios. Afinal, é muito mais fácil confiar na sua expertise e relacionamento criado com o cliente, certo?
No entanto, a longo prazo vemos que à medida que os problemas surgem, novas posturas precisam ser tomadas. Por exemplo, em um cenário totalmente caótico, uma palavra já não vale tanto, buscamos por uma comprovação de como aquilo começou e quais passos devem ser dados a seguir.
Além disso, gostaríamos de deixar uma dica extra: Lembre-se de informar aos condôminos sobre atualizações de reajustes de valores. É importante que eles se preparem e não sejam pegos de surpresa.
Para que o condomínio seja reconhecido pela sua excelência, inclua esses direcionamentos a sua gestão e desfrute dos frutos do seu bom desempenho. Boa sorte!
